Primeros pasos con Genie One: principales casos de uso de colaboración con IA para usuarios de negocios

Cuando la mayoría de las personas piensan en la AI ayudando en su trabajo diario, les viene a la mente un chatbot sencillo que responde preguntas o redacta textos. Sin duda, esto puede ser útil para tareas puntuales, pero no es suficiente para transformar la forma en que los usuarios de negocio realmente realizan un trabajo significativo a través de calendarios, CRM, almacenes de datos, herramientas de tickets y documentos compartidos.

Genie One está diseñado para esa realidad: es un compañero de trabajo inteligente con los datos y agéntico que opera en todos sus sistemas existentes, toma medidas autónomas y convierte los datos de su empresa en resultados y acciones concretas en las herramientas que ya utiliza. Dado que Genie One se basa en todos los datos de su empresa, comprende de forma innata cómo funciona realmente su negocio: qué herramientas utilizar, qué definiciones son autoritativas y qué reglas se aplican a determinados escenarios.

En esta publicación, analizaremos cuatro flujos de trabajo prácticos de Genie One que los usuarios de negocio pueden configurar en cuestión de minutos para automatizar tareas recurrentes de gran valor.

1. Informes y revisiones de negocio automatizados

Cualquiera puede identificarse con lo tedioso que es pasar horas recopilando manualmente actualizaciones para los informes de negocio habituales. Ahorre tiempo haciendo que Genie One elabore sus revisiones de negocio recurrentes (por ejemplo, informes mensuales o trimestrales, cuadros de mando, tendencias) para que pueda centrarse en la interpretación y la obtención de información en lugar de en la extracción manual de datos.

Cómo hacerlo paso a paso con Genie One

1. (Si es necesario) Conecte fuentes de datos externas. Si Genie One no tiene acceso a alguno de los datos necesarios para compilar su informe (Teams, Slack, Google Drive, Jira, Confluence, etc.), puede conectar sus fuentes usted mismo. Esto permite la conexión a nivel personal, no para toda su organización. Si no tiene acceso a estas opciones, consulte a su administrador.
2. Identifique su formato estándar. Comparta un enlace a su último informe en el chat de Genie One y escriba “Use esta estructura para futuras respuestas”.
3. Explique las secciones y métricas. Explique su informe a Genie One en lenguaje natural.
4. Realice una prueba. Ahora que Genie One conoce su formato y tiene acceso a los datos correctos, ejecute un informe de prueba diciéndole a Genie “ejecuta el informe del mes pasado”.
5. Programe su informe. Una vez que esté satisfecho con el resultado, indique a Genie One: “Ejecuta este informe cada 2 semanas los jueves, a partir de la fecha X”. Asegúrese de dar a Genie One cualquier instrucción específica relacionada con el tiempo, como si desea que se reflejen en su informe los últimos 30 días o el mes natural.
6. Comparta según sea necesario. Cuando se ejecute su informe, puede copiar los resultados en su formato preferido o compartir el enlace directamente con su equipo.

Con el tiempo, puede perfeccionar la ejecución de su informe: agregue nuevas métricas, ajuste los umbrales o cambie la disposición de los elementos visuales.

2. Preparación y seguimiento de reuniones

Prepararse para las reuniones y ocuparse de los temas de seguimiento puede parecer un trabajo de tiempo completo en sí mismo. Ahorre tiempo utilizando Genie One como un asistente de reuniones que prepara el contexto y registra los siguientes pasos, de modo que dedique menos tiempo a la gestión de proyectos y más a la toma de decisiones.

Cómo hacerlo paso a paso con Genie One

1. (Si es necesario) Conecte calendarios y aplicaciones de trabajo. Deberá asegurarse de que los conectores correctos estén habilitados para Genie One; puede activarlos directamente desde la pantalla de inicio de Genie One. Si no tiene acceso a estas opciones, consulte a su administrador. Pruebe los conectores preguntando a Genie One: “¿qué reuniones tengo hoy en mi calendario?”.
2. Defina su plantilla de resumen de reuniones. Puede hacer clic en [Crear habilidad] o escribir /create-user-skill. Luego, explique lo que desea antes de cada reunión en lenguaje sencillo. Por ejemplo: “Dame un resumen de todas mis reuniones del día. Para las reuniones internas, dame solo una lista de asistentes y temas. Para las reuniones con clientes, extrae los tickets de soporte relacionados que estén abiertos y dame el estado de cada uno”.
3. Genere resúmenes previos a la reunión. Cuando esté listo para comenzar el día, invoque su habilidad escribiendo “/” en Genie One y haga clic en su habilidad en el menú que aparece. Luego, simplemente presione enter para obtener un resumen completo de sus reuniones del día.
4. Registre notas y decisiones. También puede crear una habilidad que le ayude con el seguimiento después de las reuniones. Para crearla, comparta sus notas o la transcripción generada por AI con Genie One (a través de Google Drive, SharePoint o copiando y pegando texto) y diga: “Resume las decisiones, las tareas pendientes, los responsables y las fechas de vencimiento”. Si las notas de la reunión se generan automáticamente en una herramienta conectada, Genie One puede buscarlas e importarlas automáticamente. Luego, dígale a Genie One “guarda esto como una habilidad llamada ‘seguimiento de reuniones’”.
5. Programe una rutina diaria. Pídale a Genie One que ejecute su habilidad de “resumen de reuniones” todas las mañanas y su habilidad de “seguimiento de reuniones” todas las tardes después de que terminen sus reuniones.

Sus resultados se enviarán directamente a su bandeja de entrada, para que pueda revisar el día que tiene por delante y resumirlo con confianza una vez que termine.

3. Trabajo de conocimiento y automatización de documentos

En el centro de la mayoría de las decisiones de negocio se encuentran los documentos: donde se comparte el conocimiento, los equipos colaboran y se codifica la verdad fundamental. Utilice Genie One para redactar, actualizar y mantener documentos operativos (por ejemplo, políticas, guías de juego, FAQs, memorandos) basados en sus plantillas y datos en tiempo real, de modo que el conocimiento se mantenga preciso sin necesidad de una edición manual constante.

Cómo hacerlo paso a paso con Genie One

1. Reúna sus plantillas principales. Recopile algunos documentos representativos: una política estándar, una guía de juego o una FAQ de clientes, y compártalos con Genie con una de las opciones que mencionamos anteriormente. Dígale a Genie para qué sirve cada plantilla y describa las entradas.
2. Conecte Genie One a sus fuentes de conocimiento. Asegúrese de que Genie One tenga acceso a wikis internas, repositorios de documentos, historial de tickets y cualquier dato estructurado (como el catálogo de productos o las tablas de precios). Puede activarlos directamente desde la pantalla de inicio de Genie One. Si no tiene acceso a estas opciones, consulte a su administrador. Pruebe los conectores haciendo preguntas específicas como: “¿Cuáles son los cinco problemas principales de los tickets de soporte del último mes?”.
3. Cree habilidades de redacción para tipos de documentos clave. Dígale a Genie: “Cuando diga ‘redactar guía de incorporación’, usa esta plantilla, completa las secciones con nuestras políticas e información de productos más recientes y resalta cualquier parte que sea incierta o falte”. Luego, guárdela como una habilidad de tipo de archivo específica.
4. Revise y publique. Realice una revisión manual antes de publicar su documento y proporcione a Genie instrucciones actualizadas sobre cómo mejorar la próxima vez. Esto ayuda a Genie a aprender cómo se ve un “buen” resultado para su organización.

También es fácil mantener su habilidad actualizada a lo largo del tiempo. Simplemente dígale a Genie: “Actualiza todos los resultados futuros para reflejar los siguientes cambios”.

4. Monitoreo operativo y alertas

El monitoreo de cambios de datos y anomalías es una parte fundamental de muchas funciones, pero configurarlo puede resultar tedioso y consumir mucho tiempo. Convierta a Genie One en un sistema de alerta temprana que vigile las métricas y los procesos clave, alerte a las personas adecuadas cuando se superen los umbrales y active respuestas sencillas como primer paso.

Cómo hacerlo paso a paso con Genie One

1. Elige tus señales críticas. Comienza con 3 o 5 métricas o eventos que sean de suma importancia: ingresos diarios, tasas de error, acumulación de tickets, trabajos de datos fallidos o niveles de inventario. Cuéntale a Genie One cómo es un estado “normal” y qué debería generar preocupación.
2. Conecta Genie One a cualquier dato externo a Databricks que necesites para tu flujo de trabajo. Asegúrate de que Genie pueda acceder a las tablas, dashboards o registros donde se encuentran estas métricas. Confírmalo preguntando: “Muéstrame el valor de hoy para cada una de estas métricas”.
3. Define reglas de alerta en lenguaje natural. Para cada métrica, di algo como: “Si los ingresos diarios caen más del 20% en comparación con el promedio de los últimos 7 días, envíame una alerta”.
4. Automatiza las comprobaciones periódicas. Dile a Genie One que te envíe una alerta a tu correo electrónico con la frecuencia que necesites, según la periodicidad con la que debas supervisar la métrica.

En lugar de empezar el día revisando un dashboard, deja que Genie haga el trabajo pesado. Esto te dará más tiempo para tomar medidas ante cualquier anomalía, en lugar de simplemente buscarla.

Primeros pasos como usuario de negocio

Para poner a trabajar a Genie One, comienza con un único flujo de trabajo concreto y hazlo repetible.

1. Elige una tarea recurrente que realmente te consuma tiempo: un informe semanal, un resumen de reunión diario o una verificación operativa de rutina.
2. Haz una lista de las fuentes de datos y herramientas involucradas: CRM, data warehouse, hojas de cálculo, sistemas de tickets, calendarios y documentos.
3. Trabaja con tus socios de datos o de IT para conectar esas fuentes a Genie One de forma segura y gobernada.
4. Crea tu primer flujo de trabajo o habilidad con un alcance acotado y mejora su comportamiento de forma iterativa según el uso real.

Una vez que ese primer caso de uso funcione de extremo a extremo, comenzarás a ver flujos de trabajo adyacentes que se pueden automatizar, y podrás construir gradualmente una biblioteca de “habilidades guardadas” que se puedan usar en toda tu organización.

(Esta entrada del blog ha sido traducida utilizando herramientas basadas en inteligencia artificial) Publicación original