Cómo los directores financieros en consultoría pueden recuperar márgenes con Databricks

Las firmas de consultoría tienen un problema de rentabilidad, y no se debe a la falta de demanda.

En las firmas Big 4, de consultoría de gestión y de consultoría tecnológica, los márgenes de EBITDA cayeron al 9.8% en 2024, el nivel más bajo en más de una década. La utilización facturable descendió al 68.9%, por debajo del 75% a partir del cual las firmas empiezan a perder dinero con su personal. El crecimiento de los ingresos se ralentizó al 4.6% interanual, apenas la mitad del promedio de cinco años (2019-2024) del 8.7%. Sin embargo, las carteras de pedidos crecieron un 8% en valor. La demanda existe, pero la economía de los contratos está bajo presión.

Este margen de mejora es considerable. Para una empresa de mil millones de dólares, pasar el EBITDA del 9.8% a un 15% del cuartil superior supone recuperar 50 millones de dólares de ingresos operativos al año. Uno de nuestros mayores clientes cifra la cifra en 37 millones de dólares por cada día de DSO devuelto a la sociedad.

Irónicamente, la respuesta reside en la Oficina del Director Financiero (CFO). La pila tecnológica financiera no ha cambiado materialmente en una década, mientras que las demandas sobre ella se han duplicado. El setenta y dos por ciento de los líderes financieros de servicios profesionales mencionan la integración de datos como su principal punto débil; el 63% cita la elaboración de informes y el 49% la previsión, entre las cifras más altas de la industria de servicios. Las firmas que venden transformación digital a los clientes operan sus propias finanzas con pilas tecnológicas muy diferentes.

Las dinámicas del modelo de sociedad hacen que este problema sea difícil de resolver. Los líderes de las prácticas dirigen P&L semiatónomos, los socios directores gestionan las relaciones con los clientes y la pila de servicios compartidos abarca toda la sociedad. La inversión en infraestructura compartida requiere alinear diversas prioridades de socios y clientes. Es un problema de coordinación tanto como de tecnología, y la presión sobre los márgenes es a menudo lo que finalmente da a los líderes el mandato de resolverlo juntos.

¿Qué quita el sueño a los CFO de consultoría?

Pregunte a un CFO de esta industria en qué dedica su equipo la semana y siempre surgen cinco flujos de trabajo.

Previsión de facturables y gastos de toda la firma, desglosados por línea de servicio, oficina y área de práctica. Esto es lo que la sociedad vive y respira. No cumplir esta cifra por puntos básicos erosiona el fondo de reparto de beneficios de los socios en millones.

Informes y análisis para revisiones de áreas de práctica. Los socios quieren que sus cifras se desglosen de forma granular, y las quieren ayer. La mayor parte del procesamiento de datos se externaliza, lo que significa que el líder del área de práctica ve el informe una semana o diez días después del cierre del mes.

Persecución de facturas de clientes. Millones quedan atrapados en trabajos en curso (WIP) no facturados porque los socios tardan en aprobar las hojas de tiempo o las facturas. Cada semana de retraso es una semana de efectivo que la firma ha prestado efectivamente a sus clientes sin intereses.

Del pedido al pago. Incorporación de proveedores, aprobaciones de T&E, gastos anómalos detectados después de que un proyecto ya ha cerrado, mucho después de que el daño a los márgenes se haya hecho.

Modelado de la participación de los socios. Jubilaciones, nuevas admisiones, reducciones, aportaciones de capital. Cada ciclo es un ejercicio de Excel de varios meses que define el pago neto de las personas de mayor rango en la firma y no puede permitirse errores.

Cada uno de estos flujos de trabajo accede a Salesforce, SAP, Workday, Concur y varias hojas de cálculo. Se espera que el equipo de finanzas una manualmente las respuestas de sistemas que nunca fueron diseñados para comunicarse entre sí.

¿Por qué esto es tan difícil hoy en día?

Cuatro problemas estructurales subyacen a esos flujos de trabajo.

Los silos de datos son lo más obvio. La cartera de pedidos está en Salesforce. Los datos reales están en SAP. La plantilla y las tarifas de facturación están en Workday. La participación de los socios a menudo reside en una hoja de cálculo que no informa a nadie. Nadie ve una vista unificada entre los sistemas transaccionales y analíticos, y los equipos de finanzas pasan las dos primeras semanas de cada mes conciliando estos datos.

La proliferación de paneles (dashboards) es real. Cada socio quiere su propia vista de los informes. El equipo de tecnología la crea. Seis meses después, la firma tiene cientos de paneles. Nadie se pone de acuerdo sobre el significado de las cifras. Los ingresos, la utilización, el margen y la rentabilidad del cliente a menudo se calculan de manera diferente según la práctica, la región, el socio o el equipo de informes. Una vez que esas definiciones se desvían, cada informe se vuelve discutible, Finanzas dedica su tiempo a conciliar cifras en lugar de explicar el rendimiento, y los socios reconstruyen su propia visión del negocio en Excel.

La gestión de la demanda está fragmentada y es complicada. Los socios necesitan respuestas rápidas sobre clientes, prácticas, previsiones y márgenes, pero Finanzas a menudo no puede responder a esas preguntas directamente a partir de datos fiables y gobernados. Por lo tanto, cada nueva solicitud se dirige a Tecnología, se forma una cola de espera y, cuando la respuesta llega, la decisión ya se ha tomado.

El trabajo manual mantiene a Finanzas en modo de limpieza. Los analistas dedican sus mañanas a conciliar carteras de pedidos, facturas, contratos y gastos en lugar de explicar el margen, el riesgo de previsión y el flujo de caja. Este es un trabajo que una cartera de pedidos bien construida debería hacer en segundo plano. En cambio, es lo que sus analistas de FP&A senior abren en sus portátiles cada mañana.

McKinsey descubre que los usuarios de datos pasan entre el 30% y el 40% de su tiempo buscando datos y otro 20% al 30% limpiándolos. En un negocio donde el producto es la gente, eso es un lastre para los márgenes cada mes.

Cómo Databricks habilita una función financiera moderna

Imagen: Página de inicio del Centro de Control de CFO con selector de persona y chat agente impulsado por Genie

Todo comienza con una única fuente de verdad. Lakeflow crea una vista en vivo y gobernada de SAP, Salesforce, Workday y Concur, mientras que Lakehouse (o aplicaciones basadas en Lakehouse) proporciona la columna vertebral transaccional para aplicaciones financieras que leen y escriben en tiempo real. Unity Catalog gestiona el linaje y el acceso en ambos. La conciliación de la cartera de pedidos a la contabilidad general deja de ser un simulacro mensual, y los ingresos devengados frente a la previsión se vuelven visibles al día siguiente del devengo, no tres semanas después.

Encima de esa capa se encuentra Genie, que permite a los líderes financieros hacer preguntas de “por qué”. “¿Por qué la oficina de Chicago quedó rezagada respecto a Nueva York en EBIT este trimestre?” “¿Qué supuestos debo cambiar en mi previsión para predecir mejor los gastos?” “¿Por qué tengo más facturas de más de 60 días en febrero que en enero?” Cada consulta extrae datos reales, cartera de pedidos y plantilla. Lo que antes le llevaba tres días a un analista externo, ahora tarda 30 segundos, y el socio obtiene la respuesta por sí mismo.

Imagen: Genie respondiendo a una pregunta de “por qué” con la causa raíz en SAP, Salesforce y Workday

La misma plataforma ofrece vistas personalizadas en las que los socios confían realmente. Un Director Financiero ve el DSO, el envejecimiento de las cuentas por cobrar y la variación de T&E. Un Socio Director de Oficina ve la cobertura de EBIT y la salud de la cartera de pedidos de su región. Un Líder de Práctica ve el margen realizado por cohorte. Críticamente, pueden ver el SQL y las tablas de origen detrás de cada número. El problema del P&L en la sombra desaparece porque la vista central tiene la granularidad que llevó a los socios a usar Excel en primer lugar.

Dado que los análisis y los flujos de trabajo residen en la misma plataforma, puede crear aplicaciones justo donde residen sus datos. Las aplicaciones financieras impulsadas por Lakehouse pueden convertir una factura marcada, una infracción de T&E o un área de práctica fuera de objetivo en una notificación al socio responsable, con la respuesta o aprobación registrada en tiempo real. La información se convierte en acción sin salir de la pantalla.

Imagen: Tabla “Facturas Impagadas Principales” con flujo de trabajo de Notificación de Cobro y modal de correo electrónico generado por IA

¿Por qué los CFO modernos prefieren Databricks sobre los demás?

Apreciamos que hoy en día no hay escasez de plataformas de análisis o herramientas de planificación.

Cuatro razones por las que Databricks gana con los líderes financieros dentro de los servicios profesionales:

No hay que reemplazarlo todo. Las firmas Big 4 y de consultoría han pasado una década invirtiendo en sistemas centrales para finanzas, compromisos, personal y T&E. Databricks se sitúa sobre esa pila y la unifica, en lugar de pedir a los líderes de Finanzas y Tecnología que revisen cada decisión de ERP que ya han tomado.

Creas aplicaciones donde ya residen tus datos. Un modelo de capital de socios, una aplicación de margen de práctica, un rastreador de DSO — cada uno construido directamente sobre la capa de datos gobernada, sin exportar, sin ETL, sin una copia sombra que queda obsoleta para el próximo ciclo de informes. Para las empresas que ejecutan modelos de capital de socios en cada ciclo, eso elimina semanas de trabajo manual y el dolor de cabeza de auditoría que conlleva.

No estás limitado a un solo modelo de IA. La previsión requiere un tipo de modelo. La automatización de facturas requiere otro. El capital de socios requiere un tercero. Una estrategia de un solo modelo hoy es una responsabilidad de un solo modelo el próximo año. La oficina del CFO ejecutará docenas de cargas de trabajo de IA, y ninguna debería requerir la reconstrucción de la base.

La gobernanza, la auditoría y el linaje están integrados. Tus clientes son bancos, aseguradoras, proveedores de atención médica y gobiernos, y auditan tus controles. Unity Catalog te brinda linaje de extremo a extremo desde la transacción de origen hasta el KPI, seguridad a nivel de fila por persona y los registros de acceso, linaje e historial de cambios que tus auditores ya solicitan, capturados automáticamente. El mismo estándar de control que vendes a industrias reguladas ahora puede ejecutar tu propia oficina central.

Mostrando resultados en la práctica

Una firma de consultoría global utilizó Genie de Databricks para reducir los ciclos de previsión de efectivo en 3 a 5 días y disminuir las horas de FTE en el ciclo de informes en un 80%. Su CFO lo describió de manera simple:

“No solo quería hablar con mis datos. Necesitaba que mis datos comenzaran a hablarme. Lo que antes tomaba una semana, ahora toma minutos.”

A su escala, cada día de mejora de DSO acelera aproximadamente $37M en flujo de efectivo de regreso a la sociedad.

Nosotros también lo hemos hecho. La propia Oficina del CFO de Databricks unificó ERP, CRM, HRIS y planificación en una sola capa gobernada. Nuestro cierre de ingresos se redujo de 15 días a 8, una reducción del 52%. Ahorramos aproximadamente 50 horas por persona al mes, o 1.280 horas en total. Todos nuestros ingresos ahora se calculan en Databricks, con total preparación para auditorías SOX a través de Unity Catalog.

Lo que los líderes financieros deben hacer para pasar de la visión al valor

Esta no es una transformación de varios años. Una implementación típica de CFO dura de 10 a 12 semanas de principio a fin. Base y uso compartido de datos en las semanas uno a tres. Transformaciones Medallion y capas de KPI en las semanas tres a seis. Despliegue de Genie y aplicaciones en las semanas seis a nueve. Fortalecimiento y traspaso en las semanas nueve a doce.

Para los líderes financieros que leen esto, tres imperativos vale la pena explorar este trimestre:

1. Elige el flujo de trabajo que sea más doloroso y menos defendible, ya sea el cierre de ingresos, el WIP no facturado, las fugas de T&E o el desglose del margen de la práctica. Cuantifica la carga de FTE y el efectivo o margen en juego. El ROI depende de cuán agudamente definas tu dolor.
2. Realiza un taller de medio día con tu equipo de cuentas de Databricks para mapear ese flujo de trabajo contra la arquitectura de referencia y dimensionar la construcción.
3. Pide que te presenten a un colega que ya lo haya hecho. Haremos la conexión.

Las empresas que realizan este cambio no solo recuperan el margen. Comienzan a ejecutar su función financiera de la manera en que le dicen a sus clientes que la ejecuten.

(Esta entrada del blog ha sido traducida utilizando herramientas basadas en inteligencia artificial) Publicación original