Comment Genie One transforme le travail des équipes financières

Le rôle d'une équipe financière ne se limite pas à présenter des chiffres : il consiste à interpréter leur signification pour l'entreprise et à aider les CFO, les partenaires commerciaux et les autres dirigeants à décider des prochaines étapes. Les équipes financières doivent transformer les données en un compte rendu fiable et exploitable de ce qui a changé, pourquoi cela a changé et des actions à mener. 

Le défi ne réside presque jamais dans l'accès aux données. Pour répondre à une question de suivi, les équipes doivent souvent extraire manuellement les données, concilier des définitions de métriques divergentes entre les services et reconstituer le contexte métier sous-jacent. Cela déclenche un processus de vérification croisée lent et transversal. En fin de compte, le temps que la réponse soit prête, la réunion de direction est déjà passée.

Genie One est un collègue AI intelligent en matière de données, ancré dans le contexte métier, qui donne tout leur sens aux données financières : métriques approuvées, logique fiscale, structures d'entités et terminologie propre à l'organisation. Il aide les équipes financières à analyser les facteurs à l'origine d'un résultat et à transformer les analyses récurrentes en workflows réutilisables, sans pour autant remplacer le jugement financier ou les contrôles existants.

Voici quelques workflows financiers courants par lesquels les équipes peuvent commencer.

Analyse des écarts budgétaires

Le problème : Un rapport d'écart peut indiquer au service financier que le chiffre d'affaires a dépassé les prévisions dans la région EMEA. La question la plus difficile est de savoir pourquoi, et si les prévisions ou le plan opérationnel doivent être modifiés. Y répondre implique généralement de démêler les performances des différentes business units et entités, puis de prendre en compte la logique d'allocation, les décalages temporels et les éléments exceptionnels.

Comment Genie One vous aide : Un partenaire financier peut demander : « Quelles business units ont généré l'écart de chiffre d'affaires dans la région EMEA le trimestre dernier ? » ou « Affiche les cinq lignes de dépenses les plus importantes pour lesquelles les résultats réels ont dépassé les prévisions de plus de 15 %. » Genie One comprend les définitions approuvées par l'entreprise pour des mesures telles que l'EBITDA et le CapEx, ainsi que ses périodes fiscales et ses consolidations d'entités. L'analyse repose ainsi sur la même logique que celle déjà utilisée par l'équipe, ce qui permet un examen plus rapide et plus cohérent.

Le partenaire financier peut examiner les tableaux et les définitions qui sous-tendent la réponse avant de la partager avec les responsables de centres de coûts, puis planifier le même examen pour le cycle mensuel ou trimestriel suivant. Par exemple, chez le leader de la beauté Coty, Genie offre aux responsables financiers un accès en libre-service aux données gouvernées de P&L, de chiffre d'affaires net et de CapEx, leur permettant d'analyser les variations de KPI dès qu'elles se produisent au lieu d'attendre un jour pour obtenir une analyse de suivi.

Prévision des flux de trésorerie

Le problème : Les équipes de Financial Planning & Analysis (FP&A) et de trésorerie ont besoin d'une vue à jour des facteurs influençant la trésorerie et le besoin en fonds de roulement. Cependant, les données d'entrée (créances clients, conditions de paiement, bons de commande en cours, niveaux de stocks, activité bancaire et prévisions des business units) peuvent être actualisées selon des calendriers différents. Par conséquent, même si l'équipe connaît le solde de trésorerie prévisionnel, elle ne peut pas expliquer rapidement les changements survenus ni les facteurs contributifs.

Comment Genie One vous aide : Genie One permet aux équipes d'analyser les questions relatives à la trésorerie et au besoin en fonds de roulement en langage naturel : « Quel est notre cycle de conversion de trésorerie par business unit ? » ou « Quels clients ont des créances en souffrance depuis plus de 60 jours ? » Il rassemble dans une seule analyse les données gouvernées sur les comptes clients, les comptes fournisseurs, les stocks et d'autres données financières connexes, afin que les utilisateurs puissent explorer les causes d'une tendance plutôt que d'assembler manuellement chaque donnée d'entrée, et ainsi agir plus rapidement.

Pour les tâches récurrentes, un analyste peut créer une compétence pour son propre workflow ou enregistrer une conversation en tant que Genie Agent que l'ensemble de l'équipe peut réutiliser et perfectionner. Une équipe peut ensuite planifier un examen hebdomadaire du besoin en fonds de roulement ou une mise à jour quotidienne des créances clients, les résultats étant publiés dans un fil de discussion et envoyés par e-mail avec les visualisations associées et une pièce jointe au format PDF.

Gestion de la clôture financière

Le problème : La clôture trimestrielle et annuelle est une période de forte pression pour les contrôleurs de gestion et les équipes comptables. Ils doivent rapprocher les soldes, résoudre les écarts intersociétés et s'assurer que chaque entité est prête à publier ses résultats dans les délais impartis. Bien que les tableaux de bord affichent l'état d'avancement et les tâches en cours, les équipes doivent tout de même analyser les transactions à l'origine des anomalies, en particulier les rapprochements non résolus qui pourraient affecter les résultats publiés.

Comment Genie One vous aide : Genie One aide les équipes comptables à passer d'une anomalie de clôture aux transactions sous-jacentes. Un contrôleur financier du groupe peut demander : « Quelles entités présentent des soldes intersociétés non rapprochés supérieurs à 100 000 $ ? » ou « Affiche les écritures de journal manuelles comptabilisées au cours des trois derniers jours ouvrables du trimestre, classées par montant. »

Genie One respecte les autorisations existantes de chaque utilisateur. Ainsi, le contrôleur peut hiérarchiser les éléments non résolus les plus importants à l'échelle de l'entreprise pour maintenir la clôture sur la bonne voie, tandis qu'un comptable régional ne voit automatiquement que les entités et les transactions pertinentes pour son rôle. Elle peut exécuter la même analyse que le contrôleur financier, limitée à son calendrier de clôture et à ses transactions, sans que personne n'ait à configurer une vue distincte ou à dupliquer le travail.

« Avec Genie, nous avons transformé le fonctionnement de la finance. Ce qui prenait auparavant des jours ne prend plus que quelques minutes, et nous pouvons explorer les questions de manière beaucoup plus libre. » —Cyro Souza, Data & Analytics Sr Manager, Latin America Lead, Unilever

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Analyse des dépenses

Le problème : Lorsque les dépenses augmentent, les responsables des achats et de la finance doivent décider s'il convient de renégocier, de faire respecter la conformité des contrats, de regrouper les fournisseurs ou d'accepter cette évolution comme nécessaire. Le défi consiste à distinguer la croissance normale de l'activité des augmentations de coûts évitables, telles que les hausses de prix, les achats hors contrat ou le recours à des fournisseurs plus onéreux. Un tableau de bord peut identifier l'origine de la variation des dépenses, mais il ne permet pas de déterminer quel fournisseur ou quel comportement d'achat doit être traité en priorité.

Comment Genie One vous aide : Un directeur des achats peut demander : « Quel pourcentage des dépenses adressables est hors contrat ? » ou « Quels fournisseurs MRO ont augmenté leurs prix unitaires de plus de 10 % d'une année sur l'autre ? » Genie One aide à retracer un modèle de dépenses, du niveau global jusqu'aux fournisseurs et activités d'achat concernés. Le directeur peut également intégrer des documents d'entreprise pertinents, tels que des résumés de contrats, des politiques d'achat et des documents fournisseurs, afin de vérifier si les dépenses sont conformes aux conditions négociées et à la politique d'achat.

Cela permet aux services achats et finance de partager une vision commune et factuelle du problème : s'il faut donner la priorité à une négociation avec un fournisseur, corriger des achats non conformes, envisager un regroupement de fournisseurs ou préparer un examen des coûts avant que les dépenses inutiles ne s'accumulent. L'analyse reste ancrée dans des données métier gouvernées, tandis que les documents d'accompagnement apportent le contexte nécessaire à l'interprétation des résultats plutôt que de remplacer le système d'enregistrement.

Premiers pas avec Genie One

Commencez par un examen financier récurrent, tel qu'une réunion sur les écarts, un point sur la trésorerie, un contrôle de l'état de la clôture, une analyse des dépenses ou un briefing pré-conseil d'administration, où les équipes doivent régulièrement expliquer ce qui a changé et pourquoi. Un examen hebdomadaire des performances, par exemple, peut lier les résultats réels par rapport aux prévisions avec les mouvements du besoin en fonds de roulement.

Collaborez avec les équipes chargées des données et de l'IT pour rendre le contexte métier nécessaire disponible dans Databricks, y compris les données financières de base, les définitions de métriques approuvées, les correspondances d'entités et de plans comptables, ainsi que la logique du calendrier fiscal.

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(Cet article de blog a été traduit à l'aide d'outils basés sur l'intelligence artificielle) Article original