Wie CFOs in der Beratung die Marge mit Databricks zurückgewinnen können

Beratungsunternehmen haben ein Profitabilitätsproblem, und zwar nicht wegen mangelnder Nachfrage.

Bei den Big 4, im Management Consulting und bei Tech-Beratungsfirmen fielen die EBITDA-Margen im Jahr 2024 auf 9,8%, den niedrigsten Wert seit über einem Jahrzehnt. Die fakturierbare Auslastung sank auf 68,9%, unter die 75%-Marke, ab der Unternehmen beginnen, Geld mit ihren Mitarbeitern zu verlieren. Das Umsatzwachstum verlangsamte sich auf 4,6% im Jahresvergleich, kaum die Hälfte des Fünfjahresdurchschnitts (19–24) von 8,7%. Dennoch wuchs die Deal-Pipeline um 8% in Dollarwert. Die Nachfrage ist da, aber die Kennzahlen der Engagements stehen unter Druck.

Diese Spielräume sind beträchtlich. Für ein Unternehmen mit einer Milliarde Dollar Umsatz bedeutet die Anhebung des EBITDA von 9,8% auf die Top-Quartil-Marke von 15% eine jährliche Einsparung von 50 Millionen Dollar Betriebsergebnis. Einer unserer größten Kunden beziffert die Einsparung auf 37 Millionen Dollar für jeden Tag, der von den Forderungslaufzeiten (DSO) zurück an die Partnerschaft gegeben wird.

Ironischerweise liegt die Lösung im Bereich des CFO. Der Finanz-Stack hat sich seit einem Jahrzehnt nicht wesentlich verändert, während die Anforderungen daran sich verdoppelt haben. Zweiundsiebzig Prozent der Finanzleiter von professionellen Dienstleistungsunternehmen nennen die Datenintegration als ihr größtes Problem; 63% nennen die Berichterstattung und 49% die Prognose, was zu den höchsten Werten in der Dienstleistungsbranche gehört. Die Unternehmen, die digitale Transformation an Kunden verkaufen, betreiben ihre eigenen Finanzabteilungen mit sehr unterschiedlichen Stacks.

Die Dynamik des Partnerschaftsmodells erschwert die Lösung dieses Problems. Praxisleiter führen halbautonome Gewinn- und Verlustrechnungen (P&Ls), Managing Partner pflegen Kundenbeziehungen, und der Shared-Services-Stack erstreckt sich über die gesamte Partnerschaft. Investitionen in die gemeinsame Infrastruktur erfordern die Abstimmung unterschiedlicher Partner- und Kundenprioritäten. Es ist ebenso ein Koordinationsproblem wie ein Technologieproblem, und der Margendruck ist oft das, was den Führungskräften endlich das Mandat gibt, es gemeinsam zu lösen.

Was CFOs von Beratungsunternehmen schlaflose Nächte bereitet

Fragen Sie einen CFO in dieser Branche, womit sich seine Teams die Woche über beschäftigen, und fünf Arbeitsabläufe kommen jedes Mal zur Sprache.

Prognose der unternehmensweiten fakturierbaren Leistungen und Ausgaben, aufgeschlüsselt nach Service Line, Niederlassung und Fachbereich. Dies ist das, was die Partnerschaft lebt und atmet. Wenn diese Zahl um Bruchteile verfehlt wird, schmilzt der Auszahlungspool der Partner um Millionen.

Berichterstattung und Analysen für die Überprüfung der Fachbereiche. Partner wollen ihre Zahlen granular aufgeschlüsselt haben, und zwar sofort. Der Großteil der Datenaufbereitung wird nach Übersee ausgelagert, was bedeutet, dass der Leiter des Fachbereichs den Bericht ein bis zehn Tage nach Monatsabschluss erhält.

Jagd auf Kundenrechnungen. Millionen sitzen im unverrechneten WIP (Work in Progress) fest, weil Partner Zeitkarten nur langsam freigeben oder Rechnungen genehmigen. Jede Woche Verzögerung ist eine Woche Bargeld, das das Unternehmen seinen Kunden effektiv zinslos geliehen hat.

Procure-to-Pay. Onboarding von Lieferanten, Genehmigungen von Reise- und Bewirtungskosten (T&E), Ausreißer bei den Ausgaben, die nach Abschluss eines Projekts aufgedeckt werden, lange nachdem der Schaden für die Marge bereits entstanden ist.

Modellierung des Partnerkapitals. Ruhestände, neue Partneraufnahmen, Abwicklungen, Kapitaleinlagen. Jeder Zyklus ist eine mehrmonatige Excel-Übung, die das Netto-Einkommen der ranghöchsten Personen im Unternehmen bestimmt und keine Fehler zulässt.

Jeder dieser Arbeitsabläufe greift auf Salesforce, SAP, Workday, Concur und mehrere Tabellenkalkulationen zu. Das Finanzteam soll manuell Antworten aus Systemen zusammensetzen, die nie dafür konzipiert wurden, miteinander zu kommunizieren.

Warum das heute so schwierig ist

Vier strukturelle Probleme liegen diesen Arbeitsabläufen zugrunde.

Datensilos sind das offensichtlichste Problem. Die Pipeline befindet sich in Salesforce. Die Ist-Werte befinden sich in SAP. Personalbestand und Abrechnungssätze befinden sich in Workday. Das Partnerkapital befindet sich oft in einer Tabellenkalkulation, die niemandem Rechenschaft ablegt. Niemand hat eine einheitliche Sicht über transaktionale und analytische Systeme hinweg, und die Finanzteams verbringen die ersten zwei Wochen jedes Monats mit der Abstimmung dieser Daten.

Dashboard-Überflutung ist real. Jeder Partner wünscht sich seine eigene Ansicht von Berichten. Die IT erstellt sie. Sechs Monate später hat das Unternehmen Hunderte von Dashboards. Niemand ist sich einig, was die Zahlen bedeuten. Umsatz, Auslastung, Marge und Kundenrentabilität werden oft unterschiedlich berechnet, je nach Fachbereich, Region, Partner oder Berichtsteam. Sobald diese Definitionen abweichen, wird jeder Bericht diskussionswürdig, die Finanzabteilung verbringt ihre Zeit mit der Abstimmung von Zahlen statt mit der Erklärung der Leistung, und die Partner erstellen ihre eigene Sicht auf das Geschäft in Excel neu.

Das Nachfragemanagement ist fragmentiert und schwierig. Partner benötigen schnelle Antworten zu Kunden, Fachbereichen, Prognosen und Margen, aber die Finanzabteilung kann diese Fragen oft nicht direkt aus vertrauenswürdigen, gesteuerten Daten beantworten. So wird jede neue Anfrage an die IT weitergeleitet, ein Rückstau entsteht, und bis die Antwort zurückkommt, wurde die Entscheidung bereits getroffen.

Manuelle Arbeit hält die Finanzabteilung im Reinigungsmodus. Analysten verbringen ihre Vormittage mit der Abstimmung von Pipelines, Rechnungen, Verträgen und Ausgaben, anstatt Margen, Prognoserisiken und Cashflow zu erklären. Dies ist Arbeit, die eine gut aufgebaute Pipeline im Hintergrund erledigen sollte. Stattdessen ist es das, womit Ihre erfahrenen FP&A-Analysten jeden Morgen ihren Laptop öffnen.

McKinsey stellt fest, dass Datennutzer 30 bis 40 Prozent ihrer Zeit mit der Suche nach Daten verbringen und weitere 20 bis 30 Prozent mit deren Bereinigung. In einem Geschäft, in dem das Produkt Menschen sind, ist das ein monatlicher Belastungsfaktor für die Margen.

Wie Databricks eine moderne Finanzfunktion ermöglicht

Bild: CFO Control Center Landing Page mit Persona-Umschalter und Genie-gestütztem Agenten-Chat

Es beginnt mit einer einzigen Quelle der Wahrheit. Lakeflow erstellt eine Live- und gesteuerte Ansicht von SAP, Salesforce, Workday und Concur, während Lakehouse (oder Lakehouse-basierte Anwendungen) das transaktionale Rückgrat für Finanzanwendungen bildet, die in Echtzeit lesen und schreiben. Unity Catalog verwaltet die Datenherkunft und den Zugriff über beide hinweg. Die Abstimmung von Pipeline zu Hauptbuch (GL) hört auf, ein monatliches Feuerlöschspiel zu sein, und die aufgelaufenen Einnahmen im Vergleich zur Prognose werden am Tag nach der Auflaufung sichtbar, nicht erst drei Wochen später.

Auf dieser Ebene sitzt Genie, das es Finanzleitern ermöglicht, „Warum“-Fragen zu stellen. „Warum hat die Niederlassung Chicago im Vergleich zu New York in diesem Quartal beim EBIT zurückgelegen?“ „Welche Annahmen muss ich in meiner Prognose ändern, um die Ausgaben besser vorherzusagen?“ „Warum habe ich im Februar mehr Rechnungen über 60 Tage als im Januar?“ Jede Abfrage zieht aus Ist-Daten, Pipeline und Personalbestand. Was einem Offshore-Analysten drei Tage gekostet hat, dauert jetzt 30 Sekunden, und der Partner erhält die Antwort selbst.

Bild: Genie beantwortet eine „Warum“-Frage mit der Ursachenanalyse über SAP, Salesforce und Workday

Die gleiche Plattform bietet persona-gesteuerte Ansichten, denen Partner tatsächlich vertrauen. Ein Leiter der Finanzabteilung sieht DSO, Fälligkeitsstruktur der Forderungen und T&E-Abweichungen. Ein Office Managing Partner sieht die EBIT-Deckung und die Pipeline-Gesundheit für seine Region. Ein Practice Leader sieht die realisierte Marge nach Kohorte. Entscheidend ist, dass sie die SQL-Abfragen und Quelltabellen hinter jeder Zahl sehen können. Das Problem der Schatten-P&Ls verschwindet, weil die zentrale Ansicht die Granularität aufweist, die Partner ursprünglich in Excel getrieben hat.

Da Analysen und Arbeitsabläufe auf der gleichen Plattform leben, können Sie Apps direkt dort erstellen, wo Ihre Daten liegen. Lakehouse-gestützte Finanz-Apps können eine markierte Rechnung, eine T&E-Verletzung oder einen nicht erreichten Fachbereich in einen Hinweis an den verantwortlichen Partner verwandeln, wobei die Antwort oder Genehmigung in Echtzeit zurückgeschrieben wird. Einblick wird zu Handlung, ohne den Bildschirm zu verlassen.

Bild: Tabelle „Top Unpaid Invoices“ mit Workflow für Mahnungen und KI-generiertem E-Mail-Modal

Warum bevorzugen moderne CFOs Databricks gegenüber anderen?

Wir wissen, dass es heute keinen Mangel an Analyseplattformen oder Planungstools gibt.

Vier Gründe, warum Databricks bei Finanzleitern im Bereich professioneller Dienstleistungen punktet:

Sie reißen nichts heraus und ersetzen nichts. Big 4 und Beratungsunternehmen haben ein Jahrzehnt damit verbracht, in Kernsysteme für Finanzen, Projekte, Personal und T&E zu investieren. Databricks sitzt auf diesem Stack auf und vereinheitlicht ihn, anstatt Finanz- und IT-Leiter aufzufordern, jede ERP-Entscheidung, die sie bereits getroffen haben, erneut zu überdenken.

Sie erstellen Apps, bei denen sich Ihre Daten bereits befinden. Ein Partner-Equity-Modell, eine Practice-Margin-App, ein DSO-Tracker – jeder direkt auf der gesteuerten Datenebene erstellt, ohne Export, ohne ETL, ohne eine Schattenkopie, die bis zum nächsten Berichtszyklus veraltet. Für Unternehmen, die jedes Zyklus Partner-Equity-Modelle ausführen, entfallen dadurch wochenlange manuelle Arbeit und die damit verbundenen Prüfungsprobleme.

Sie sind nicht an ein einziges KI-Modell gebunden. Prognosen erfordern eine Art von Modell. Rechnungsautomatisierung erfordert eine andere. Partner-Equity erfordert eine dritte. Eine Ein-Modell-Strategie ist heute eine Ein-Modell-Haftung im nächsten Jahr. Das Büro des CFO wird Dutzende von KI-Workloads ausführen, und keiner sollte den Wiederaufbau der Grundlage erfordern.

Governance, Prüfung und Abstammung sind integriert. Ihre Kunden sind Banken, Versicherer, Anbieter von Gesundheitsleistungen und Regierungen, und sie prüfen Ihre Kontrollen. Unity Catalog bietet Ihnen End-to-End-Abstammung von der Quelltransaktion bis zum KPI, Row-Level-Sicherheit nach Persona und die Zugriffsprotokolle, Abstammung und Änderungshistorie, nach denen Ihre Prüfer bereits fragen, automatisch erfasst. Der gleiche Kontrollstandard, den Sie in regulierte Branchen verkaufen, kann jetzt Ihr eigenes Backoffice betreiben.

Ergebnisse in der Praxis zeigen

Ein globales Beratungsunternehmen nutzte Databricks’ Genie, um die Cash-Prognosezyklen um 3 bis 5 Tage zu verkürzen und die FTE-Stunden für den Berichtszyklus um 80 % zu reduzieren. Ihr CFO beschrieb es einfach:

„Ich wollte nicht nur mit meinen Daten sprechen. Ich brauchte meine Daten, um mir zu antworten. Was früher eine Woche dauerte, dauert jetzt Minuten.“

In ihrem Umfang beschleunigt jeder Tag der DSO-Verbesserung rund 37 Millionen US-Dollar an Cashflow zurück an die Partnerschaft.

Das haben wir auch selbst gemacht. Das eigene CFO-Büro von Databricks hat ERP, CRM, HRIS und Planung auf einer gesteuerten Ebene vereinheitlicht. Unser Umsatzabschluss sank von 15 Tagen auf 8, eine Reduzierung um 52 %. Wir sparten ungefähr 50 Stunden pro Person pro Monat oder insgesamt 1.280 Stunden. Unser gesamter Umsatz wird jetzt in Databricks berechnet, mit voller SOX-Prüfungsbereitschaft durch Unity Catalog.

Was Finanzleiter tun müssen, um von der Vision zum Wert zu gelangen

Dies ist keine mehrjährige Transformation. Eine typische CFO-Implementierung dauert 10 bis 12 Wochen von Anfang bis Ende. Grundlage und Datenaustausch in den Wochen eins bis drei. Medallion-Transformationen und KPI-Schichten in den Wochen drei bis sechs. Genie und App-Bereitstellung in den Wochen sechs bis neun. Härtung und Cutover in den Wochen neun bis zwölf.

Für Finanzleiter, die dies lesen, sind drei Imperative es wert, in diesem Quartal untersucht zu werden:

1. Wählen Sie den einen Workflow, der am schmerzhaftesten und am wenigsten verteidigbar ist, sei es Umsatzabschluss, unberechnete WIP, T&E-Leckage oder Practice-Margin-Drilldown. Quantifizieren Sie die FTE-Belastung und den auf dem Spiel stehenden Cash- oder Margenbetrag. Der ROI hängt davon ab, wie scharf Sie Ihren Schmerz definieren.
2. Führen Sie einen halbtägigen Workshop mit Ihrem Databricks-Account-Team durch, um diesen Workflow gegen die Referenzarchitektur abzubilden und die Erstellung zu dimensionieren.
3. Bitten Sie um die Vorstellung bei einem Kollegen, der dies bereits getan hat. Wir werden die Verbindung herstellen.

Die Unternehmen, die diesen Wandel vollziehen, holen nicht nur die Marge zurück. Sie beginnen, ihre Finanzfunktion so zu führen, wie sie es ihren Kunden sagen.

(Dieser Blogbeitrag wurde mit KI-gestützten Tools übersetzt.) Originalbeitrag