Verfahren und Technologien zur Erfassung, Speicherung, Organisation und Sicherung von Datenbeständen während ihres gesamten Lebenszyklus, um Qualität und Compliance zu gewährleisten
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Beginnen wir mit einer Definition des Begriffs Datenverwaltung.
Unter Datenverwaltung (oder auch Datenmanagement) versteht man das Organisieren, Verarbeiten, Speichern, Schützen und Analysieren der Daten eines Unternehmens während ihres gesamten Lebenszyklus. Durch einen effizienten Umgang können Sie gewährleisten, dass alle Ihre Informationen sicher und belastbar sind.
Eine gute Datenverwaltung steigert die Effizienz, vermittelt Ihnen detaillierte Informationen über die Unternehmensleistung, damit Sie strategische Entscheidungen treffen können, und stellt sicher, dass Sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Sie können Datenverwaltung als technische Umsetzung Ihres Datenlebenszyklus im Einklang mit Ihrer Data-Governance-Strategie auffassen.
Als Data Governance bezeichnet man den Prozess des Aufstellens von Richtlinien und Rahmenbedingungen für einen effizienten Umgang mit Daten. Hiermit soll dafür Sorge getragen werden, dass Ihr Unternehmen seine Daten optimal nutzt und gleichzeitig die geltenden Vorschriften einhält.
Die Datenverwaltung ist eine breit angelegte Disziplin, die zahlreiche Elemente umfasst. Im Folgenden stellen wir einige gängige Beispiele für die Datenverwaltung vor:
Organisationen haben heutzutage Zugang zu gewaltigen Datenmengen. Ohne eine solide Verwaltung tritt jedoch schnell eine Überforderung ein, und es entgehen Ihnen wertvolle Erkenntnisse und Chancen. Wenn der Umfang Ihrer Daten zunimmt, brauchen Sie eine Strategie, die die Verwaltung und Pflege der Daten während des gesamten Lebenszyklus regelt.
Eine erfolgreiche Datenverwaltung führt zu optimierten Prozessen und Datenintegrität – beides Faktoren, die zur Verbesserung der Unternehmensleistung beitragen. Durch Implementierung geeigneter Strukturen und Systeme können Sie Ihre Daten weitaus effizienter organisieren und nutzen.
Zur Datenverwaltung gehören die Optimierung von Arbeitsabläufen und die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben. Außerdem muss gewährleistet werden, dass die Daten an einem gut organisierten, zentralisierten Speicherort aufbewahrt werden. Dies sorgt für ein beschleunigtes Erfassen und Analysieren von Daten, und Sie vergeuden keine Zeit mit der Suche nach relevanten Informationen.
Wenn Sie die Qualität und Integrität Ihrer Daten sicherstellen können, ist die Gefahr von Duplikaten oder Lücken, die zu kostspieligen Fehlern und Projektverzögerungen führen, deutlich geringer. So werden Sie beispielsweise nicht mehr dadurch aus dem Konzept gebracht, dass mehrere Kopien einer Datei an verschiedenen Speicherorten auf unterschiedlichen Systemen existieren.
Neben dem Produktivitätsschub trägt ein besserer Datenzugriff dazu bei, die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation zu optimieren und Silos abzubauen.
Mit einer guten Datenverwaltung und -pflege stellen Sie sicher, dass Ihre Informationen stets korrekt und verlässlich sind. Dank Methoden wie der Datenvalidierung und der Implementierung von Bereinigungsprozessen können Sie etwaige Fehler, Inkonsistenzen oder fehlende Werte finden und korrigieren.
Ein wichtiger Bestandteil der Datenverwaltung für das Lakehouse ist die Auswahl eines Formats, das vielseitig ist, sich an Datenänderungen anpassen kann und systemübergreifend interoperabel ist. Damit erhalten Sie größtmögliche Flexibilität bei der Nutzung von Analyse- und KI-Tools in Ihrem Unternehmen, ohne Benutzer auf neue Systeme umschulen oder migrieren zu müssen. Mit einem interoperablen Datenformat nutzen Sie eine einzige zentrale Kopie Ihrer Daten im gesamten Unternehmen. So minimieren Sie Datenduplikate, senken die Speicherkosten und tragen zu einer guten Datenhygiene bei.
All dies hat zur Folge, dass Sie sich auf die Daten verlassen können, wenn es darum geht, die richtigen Entscheidungen zu treffen. Aktuelle und korrekte Informationen verschaffen Ihnen einen besseren Einblick und ermöglichen es Ihnen, angemessen auf Marktveränderungen und neue Anforderungen von Kunden zu reagieren.
Ordnungsgemäß verwaltete Daten sind grundsätzlich sicherer und spielen eine wichtige Rolle für die Umsetzung von Data-Governance-Richtlinien. Während Data Governance unternehmensweite Richtlinien und Frameworks aufstellt, die Datenqualität und Auditing unterstützen, deckt die Datenverwaltung die technische und praktische Organisation der Daten ab.
Mit effektiver Datenverwaltung und Data Governance wissen Sie immer, wo sich Ihre Daten befinden, und wer auf sie zugreifen darf, ist klar geregelt. So lassen sich potenzielle Sicherheitslücken leichter erkennen, fehlende Informationen aufspüren und unbefugte Zugriffe verhindern, die zu Datenschutzverletzungen führen könnten.
Zur Datenverwaltung gehört auch das Implementieren von Sicherheitsprotokollen wie Verschlüsselung und Datenanonymisierung zum Schutz vor Cyberangriffen. Dies erstreckt sich über den gesamten Lebenszyklus der Daten in Ihrem System – bis hin zum Löschen von Unterlagen, deren gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Indem Sie nur die notwendigen Kundendaten vorhalten und die Einwilligung Ihrer Kunden in die Speicherung dokumentieren, können Sie die Einhaltung von Datenschutzvorschriften und branchenspezifischen Regelungen sicherstellen.
Datenschutz und Datensicherheit schützen Ihr Unternehmen nicht nur vor Geldbußen, sondern auch vor der negativen Publicity, die Datenschutzverstöße mit sich bringen. Durch den Beleg, dass Sie Ihre Daten schützen, schaffen Sie Vertrauen aufseiten von Kunden und Geschäftspartnern.
Ein weiterer Vorteil der Datenverwaltung besteht darin, dass sie eine Skalierung Ihres Unternehmens erleichtert. Dank besserer Transparenz und robuster Daten können Sie schnell Entscheidungen treffen, auf Veränderungen reagieren und neue Chancen ergreifen. Außerdem erhalten Sie einen besseren Einblick in die Vorlieben Ihrer Kunden und können neuen Investoren Wachstum und Potenzial vor Augen führen.
Eine höhere Effizienz – insbesondere bei automatisierten und reproduzierbaren Prozessen – erlaubt es Ihnen, Betriebskosten zu senken und bei Unternehmenswachstum auch die größeren anfallenden Datenmengen zu verarbeiten. Mit einer Cloud-Plattform für Datenverwaltungsdienste müssen Sie sich nicht um die Erweiterung des Datenspeichers kümmern.
Zu einer guten Datenverwaltung gehören auch zuverlässige Sicherungs- und Wiederherstellungsstrategien. Sie sorgen dafür, dass Sie im Falle eines Cyberangriffs oder eines Systemausfalls Ihre wichtigen Daten rasch wiederherstellen und die Ausfallzeiten minimieren können.
Je größer Ihr Datenbestand wird, desto schwieriger wird es, den Überblick darüber zu behalten, wo die Daten gespeichert sind und wer auf sie zugreifen darf. Im Folgenden stellen wir einige der Hauptprobleme vor, mit denen Unternehmen konfrontiert sind:
Die Datenverwaltung ist die technische Umsetzung Ihrer Data-Governance-Strategie. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass, wenn Sie die Governance-Strategie nicht richtig umsetzen, es schwieriger wird, die Daten zu verwalten.
Es gibt eine Vielzahl von Vorschriften zu beachten, wie z. B. die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das US-amerikanische Datenschutzgesetz von 2018 oder den California Consumer Privacy Act (kalifornisches Verbraucherschutzgesetz). Zudem ändert sich die Compliance-Landschaft ständig, weshalb Sie immer am Ball bleiben müssen – auch und gerade, wenn Ihr Unternehmen international tätig ist.
Auch hier gilt: Je mehr Daten Sie haben, desto schwieriger wird es, sie zu schützen. Wenn Ihre Datenverwaltungsrichtlinien nicht auf dem neuesten Stand sind, führen unstrukturierte Informationen zu Fehlern und nachlässiger Sicherheit. Doch bei den vielen täglich zu erledigenden Aufgaben geraten Sicherheit und Verschlüsselung manchmal in den Hintergrund.
Langfristig kann eine unsachgemäß vorgenommene Datenverwaltung zu Datenverlust oder vollständigen Systemausfällen führen. Dadurch entstehen für Ihr Unternehmen Risiken von Sicherheitsverstößen und Betriebsunterbrechungen (und damit einhergehenden Umsatzeinbußen). Die Nichteinhaltung von Sicherheits- und Datenschutzvorschriften kann Klagen und Geldbußen nach sich ziehen, ganz zu schweigen von der Schädigung des Rufs und dem Verlust des Vertrauens bei den Verbrauchern.
Die meisten Unternehmen nutzen zur Erfassung und Speicherung ihrer Daten mehrere Systeme. Allerdings kann es schwierig sein, alle Daten zur Verarbeitung oder Analyse zusammenzuführen, wenn diese Systeme nicht gut integriert sind (was vor allem bei älteren Anlagen ein Problem darstellt). Wenn Sie jedoch beschließen, alle Ihre Daten auf einer zentralen Plattform oder in einem Repository zusammenzuführen, ist die Herausforderung noch größer!
Jede Anwendung und jedes Datenverwaltungstool nutzt eine andere Datenbankform, und es gibt unzählige verschiedene Datentypen und -formate. Deswegen müssen Sie, bevor Sie mit der Integration beginnen, dafür sorgen, dass die Daten formatiert und gegebenenfalls transformiert werden, denn nur so lassen sich Fehler bei Vergleich und Analyse vermeiden.
Es ist schwierig, einen soliden Datenverwaltungsplan aufzustellen, wenn Ihre Daten wild verstreut sind. Außerdem entstehen durch die Aufbewahrung von Daten auf separaten Systemen Datensilos. Diese machen es schwieriger, die Konsistenz im gesamten Unternehmen aufrechtzuerhalten, einen unternehmensweiten Überblick über Ihre Daten zu erhalten und darauf zu vertrauen, dass die Datasets fehlerfrei sind.
Wenn sich Daten in verschiedenen Silos überschneiden, kann es passieren, dass Ressourcen vergeudet werden, weil zwei Teams die gleichen Daten analysieren. Silos sind auch schädlich für den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen.
Weitere Probleme ergeben sich aus der mangelnden Datenportabilität. Oft ist es schwierig, Daten zwischen verschiedenen Umgebungen zu verschieben, weil die vorgehaltenen Daten in einem proprietären Anbieterformat vorliegen und daher nicht plattformübergreifend genutzt werden können.
Das bringt uns zum Problem der Anbieterbindung. Sie kann dazu führen, dass Sie ein Produkt nicht wechseln, weil dies Ihren Betrieb stören oder zu viel kosten würde. In diesem Fall sind Sie an Ihren jetzigen Anbieter gebunden, selbst wenn dieser keinen guten Service bietet.